Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady představují souhrnné informační povinnosti v souladu s článkem 13 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) ve prospěch subjektů údajů (třetích osob), které Kancelář generálního komisaře účasti České republiky na Všeobecné světové výstavě EXPO jako správci údajů poskytují své osobní údaje.

Informace poskytované subjektům údajů se skládají z obecné části, tj. z informací, které jsou společně poskytované vůči všem třetím osobám, a ze specifických informací, které jsou uvedeny dále, podle povahy dané situace.

1. Obecné informace

Totožnost a kontaktní údaje správce:

Kancelář generálního komisaře účasti České republiky na Všeobecné světové výstavě EXPO (dále jen „KGK EXPO“)
Rytířská 31
110 00 Praha 1
e-mail: podatelna@czexpo.com

Kontakt pro řešení problematiky osobních údajů (nejedná se o pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu článku 37 a násl. GDPR) Lucie Gorovoj, podatelna@czexpo.com

Poučení: Subjekt údajů má právo za určitých okolností daných GDPR (tj. ne vždy u všech možností a ne vždy automaticky)

1. přístup k jeho osobním údajům (článek 15 GDPR)
2. právo na opravu (článek 16 GDPR)
3. právo na výmaz (článek 17 GDPR)
4. právo na omezení zpracování (článek 18 GDPR)
5. právo na přenositelnost (článek 20 GDPR)
6. právo vznést námitku (článek 21 GDPR)
7. právo podat proti KGK EXPO stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů (článek 77 GDPR)

Pokud chcete využít některého z těchto práv (s výjimkou písm. g), obraťte se prosím za tímto účelem na výše uvedený kontakt.

Pokud je právním základem udělení souhlasu subjektu údajů, můžete tento souhlas kdykoliv odvolat a to stejným nebo stejně jednoduchým způsobem, jak souhlas dříve udělil a KGK EXPO Vám toto umožní. U každého souhlasu budou uvedeny konkrétní nástroje, jak jej můžete odvolat, přičemž Vám tak bude umožněno i zasláním e-mailu na adresu podatelna@czexpo.com

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů, které byly zpracovány mezi udělením souhlasu a jeho odvoláním.

KGK EXPO bude po celou dobu udělení souhlasu disponovat důkazem o této skutečnosti (ať již písemným anebo elektronickým).

Veškeré písemné dokumenty jsou uloženy v zamykatelné kanceláři v sídle KGK EXPO, a veškeré elektronické údaje budou v zaheslovaném počítači umístěném na téže adrese, což je zajištěno vnitřními předpisy KGK EXPO. Tímto KGK EXPO dodržuje organizační a technické zabezpečení požadované GDPR.

2. Informace pro adresáty informačních sdělení

Účelem zpracování je informovat zájemce (adresáty informačních sdělení) o různých akcích pořádaných nebo spolupořádaných KGK EXPO. Tato část se nevztahuje na partnery, kterým jsou tyto informace zasílány na základě oprávněného zájmu. Tato část se týká třetích osob, které jsou KGK EXPO takto informovány. Zpracovávají se kontaktní údaje v rozsahu jméno, e-mail, telefon a případně poštovní adresa.

Právním základem je souhlas subjektů údajů (tj. adresátů informačních sdělení).

Kontaktní údaje se neposkytují žádným dalším příjemcům.

Doba uložení trvá po dobu platnosti souhlasu nebo po dobu aktuálnosti daných údajů (např. do jejich opravy). Pokud subjekt údajů souhlas odvolá, budou veškeré kontaktní údaje, které KGK EXPO nezpracovává z jiného důvodu, nenávratně vymazány či anonymizovány.

3. Informace pro účastníky akcí pořádaných KGK EXPO 2020 o zpracování jejich osobních údajů na fotografiích a audiovizuálních záznamech z těchto událostí

Účelem zpracování je

1. dokumentace a archivace záznamů z akcí
2. propagace KGK EXPO na webových stránkách a sociálních sítích

Právním základem je

1. souhlas subjektů údajů, tj. návštěvníků a partnerů s pořizováním fotografií a audiovizuálních záznamů

Doba uchování u fotografií i audiovizuálních záznamů je 25 let od jejich pořízení, přičemž na základě archivačních a dokumentačních důvodů může být u některých vybraných položek opakovaně prodloužena.

Zveřejnění bude na stránkách KGK EXPO a na jejich profilech sociálních sítích (fotografie, audiovizuální záznamy). Tyto záznamy jinak budou uloženy na zabezpečených PC v kanceláři KGK EXPO s omezeným přístupem (za pomocí hesla do firemních počítačů) a tímto budou dodržena organizační a technické zabezpečení požadované GDPR.

4. Informace pro partnery KGK EXPO

Účelem zpracování je komunikace se zájemci a partnery KGK EXPO, tj. komunikace za účelem uzavření příslušné smlouvy stanovující podmínky účasti a její plnění včetně fakturace. KGK EXPO dále v rámci propagace akcí uvádí názvy včetně jejich kontaktů na různých propagačních materiálech. Zpracovávají se pro tyto účely kontaktní údaje v rozsahu názvu nebo firmy partnera (jméno u fyzické osoby) e-mail, telefon, adresa, číslo účtu a DIČ.

Právním základem je opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy. Pro případy propagace je právním základem oprávněný zájem.

Oprávněný zájem spočívá v potřebě KGK EXPO návštěvníky informovat o vystavujících partnerech.

Dalším příjemcem je společnost FISKUS CZ s.r.o., která zajišťuje účetní a mzdovou agendu KGK EXPO. Osobní údaje jsou zpřístupněny v rámci účetních dokumentů (faktury a další doklady), kde se mohou nacházet osobní údaje v rozsahu jmen a dále DIČ u OSVČ, případně kontaktní údaje. Účelem není zpracovávat osobní údaje, ale údaje účetní. Příjemcem (nikoliv zpracovatelem) může být rovněž správce webových stránek KGK EXPO.

Doba uložení osobních údajů odpovídá době plnění smluvních povinností týkajících se účasti na EXPO. Údaje jsou jinak uloženy ve smlouvách a propagačních materiálech.